[胜任机关工作的能力]胜任机关办公室工作“三种能力”

【www.rnahk.com--写作指导】

这是文化部党组成员、副部长项兆伦同志结合自己的工作体会，专门给年轻人写的一篇文章，对年轻干部有非常强的指导意义。

如何较快适应机关工作，成为单位的骨干，并且不断取得新的进步，是年轻同志关心的事，一定程度上也是年轻同志感到困惑的事。帮助年轻同志较快适应机关工作，是领导班子带队伍的重要责任。我结合自己的体会和机关工作实际，就年轻干部如何较快适应机关工作讲些想法，与大家交流和分享。

适应和胜任机关工作，要有三个基本能力：准确简洁、逻辑清晰的口头和书面表达能力，严谨细致、干净利落的办事能力，善于沟通、商量办事的协作共事能力。

一、表达能力。

就是要善于用最简洁的语言，把复杂的事情讲清楚，把构成事情的各个要素以语言通俗、条理清楚、重点突出、简单明了的方式表达出来。这是要练就的一个基本功。有一个管用的训练办法，就是在向上级汇报前，先向自己汇报一遍，用5分钟时间把一件复杂的事情讲清楚，把你了解的情况和你的看法表达清楚。尤其是随着资历加深、职务提高，需要汇报的事越来越多，很多场合往往需要汇报人在几分钟内把一件事汇报完。这就需要大家具备准确简洁、逻辑清晰的口头表达能力。养成这个习惯，你开会发言、讲话也会比较简洁，不会东拉西扯，不着边际，长篇大论。

从书面表达能力来说，写出来的稿子一要自己没有疑问，二要经得起上级和别人问。我经常遇到这样的情况：看了一个稿子，找起草人来问一问这一段是什么意思，然后他给我解释一番，我听明白了，就说你把刚才解释的话替换进去，稿子就写清楚了。你可以来跟我解释，但我们很多稿子是要往上面报的，要经过多位领导，你写一段看不明白的话在里面，难道每位领导那里你都去解释一番？再者，好的稿子应当一目了然，不需要解释。

稿子不仅要经得起问，还要能讲。好的稿子是可以讲的，给别人念一遍，大家就听得一清二楚，这是最好的稿子。写出来的稿子不应该只能看、不能讲。如果稿子要反复看才能弄明白，就是写得太复杂了。因此，一个基本的要领是，我们一定不要“写”文章，而是要想象成自己是在当面跟人说。把当面说的语言组织成书面的文字，这样讲清楚也就写清楚了。因此，写文稿首先要会讲文稿。当然，写文稿之前，还要把情况吃透，搞清楚。总之，提高表达能力需要做到：搞清楚，想清楚，讲清楚和写清楚。做到这几点，除了逻辑思维、写作能力，还取决于工作基础，取决于你对情况的掌握和工作的细致程度。

文字表达能力，还有个政策素养和语法修辞基本训练问题。文稿从司局报出，经过一定程序，有的会直接成为国家机关的正式文件，有的会成为有关文件的重要内容，从而成为指导全国某方面工作的重要政策或工作要求。从内容上说，要成为政策或工作要求，就必须符合党的方针政策，符合国家法律法规，符合部门和地方的实际情况，能够解决问题，经得起历史检验。从文字上说，要体现国家机关文稿的水准，让人一看就是国家机关的水平。高水准的文稿首先要符合中国语言文字的规范。逻辑不通，辞不达意，乃至标点符号错误都是不容许的。

二、办事能力。

要做到严谨细致，干净利落，关键是养成良好的工作习惯，即谋划在前、请示在先，记录在案、办细办实，报告及时、事后总结。

1、谋划在前。做任何事情，先把“怎么做、怎么开展”想清楚、理清楚。我们很多工作要搞工作方案。如办会要有会议方案，遇到重要的会议，对每个细节、每个环节，每个人负责什么事，都有详细的设计，有一个组织工作方案，各项工作都要按这个方案有条不紊地展开。

2、请示在先。这里有两个重要环节，第一是接受任务环节。接到一个任务，要立即做个确认，是不是准确领会了任务、意图和目的。如果没搞清楚就去做，结果不仅可能事倍功半，甚至是南辕北辙，误时误事。因此，做事前一定要先把意图吃透吃准。一个简单方法就是简要复述。上级给你部署一件事，你按照自己的理解，对上级简要复述一遍，交代的是不是这么一个任务，我这么理解对不对，请上级确认，这样就可以确保起步正确。第二是执行任务环节。遇到重要事件或新的情况时，一定不要轻易自作主张，而要在办妥事情的同时及时请示报告。请示还要注意两点：一是请示的时候要提出自己的建议，你准备或你建议这事该怎么办，而不是简单地把问题交给上级。二是要把握好轻重。在执行过程中只有确实重要、需要请示的事才请示，而不是有事没事、大事小事都去请示。好比你受命去攻一个山头，你不能已经攻到半山腰，又跑回来问这样攻对不对。

3、记录在案。接到每一个指示、电话，向别人转达每一个指示和意见，任务执行过程中发生的每一个变化，都要记录在案。记录既是为了备查，也是便于日后总结。

4、办细办实。就是注重细节，注重环节，工作到位。发现的每一个问题，可能遇到的每一个问题，都要想清楚，想周全；每一个任务，每一个环节，都要分解到责任人，做到事事有人负责，事事有人检查。如果这个环节只有你负责，你更要想到这个环节的方方面面，办细办实。

5、报告及时。这里也有两个要点：一是及时报告。你如果是新调进来的，上级交给你一项比较重要的工作，往往心里并不踏实。你及时用三言两语报告一下重要的工作进展，上级一听，办的路子是对的，他心里就踏实了；办得有些偏差，及时给你指导，就可以马上调整，少走弯路。同样，及时报告不是随时报告，不是不停地报告自己正在做什么。你高效率、高质量地完成任务，是最好的报告。二是按程序报告。基本要求是不越级，不越权。如果情况紧急，需要越级向上报告，你也要把有关情况及时告知你的直接主管上级。另外，出去开会要把会议材料带回来，没有材料也要有一个简要的口头或书面报告，不能参加了就算完了，上级也不知道你去开的这个会到底是什么内容，哪些事是与本单位有关的。

6、事后总结。要养成打一仗总结一次的习惯。总结可以加强经验积累，一次比一次做得更好，也可以避免同样的问题重复发生，使我们的工作更加理性，更加规范，不断创新。

三、协作共事能力。

这是把事情做好的重要条件，也是一个人综合素质的重要体现。

一是要商量办事。不仅要善于跟同事商量办事，还要善于和其他单位商量办事，更要善于跟下级单位和下属商量办事。下属习惯于接受指令而不争论，和下属商量办事最重要也最难。我们承担的绝大部分任务需要许多人多方面的配合才能完成，基本上没有一件事情是只靠一个人就能做的，没有协同配合不可能把事情办好。善于沟通，不仅能得到别人的支持配合，还能吸取别人的经验智慧。不愿意与人沟通，或者让人觉得不好合作，不仅得不到别人的配合，一旦出了问题、遇到难题，也难以得到别人帮助，最后是既贻误工作，也妨碍自己进步。

二是要互相补台。这需要有一个良好的心态，乐见他人成功，乐见他人把事情做好，分工以内做到位，分工以外不插手，别人的事情多补台。帮别人补台，当无名英雄，时间长了，终究会让人看到你的为人，最终结果是大家都愿意为你补台。再能干、再聪明的人总有疏漏的时候，做好工作总是离不开别人帮助，离不开别人补台。

另外，还要养成守纪律、守规矩，钻研业务、勤奋学习的习惯。

 一、守纪律、守规矩。任何单位都有个保密纪律，就是不该说的不说，不该看的不看，不该问的不问。还要注意不该交往的不交往，这也是保密纪律中最容易被忽视、又特别需要引起警惕的一件事。要按规矩办事，不掺杂私人因素，有透明度。

二、钻研业务、勤奋学习。现在对干部的训练中，有形的培训是各种规章制度、专业读本、操作指南、业务培训，加上上级和同事的传帮带。无形的培训是工作环境的熏陶和处理事务、办文办会的磨炼。从我们自身讲，从事一项工作，就要当这项工作的业务能手；在一个岗位，就要建成放心岗位；管一个部门，就要建成放心部门。从钻研业务来说，除了理论政策文件学习，还有几条非常重要，一是要把业务书籍当案头书，经常看，带着问题看。二是要研究性地做工作。接到一项任务，要把任务当作问题来研究，在研究和解决问题过程中了解熟悉情况，掌握和改进工作方法。三是要眼中有活。要注意发现问题，主动找问题，看到问题不放过。如果同样的问题一再出现，就一定是有一个规律性的问题没有解决好。找到这个关键点，再去下工夫，就可能解决一个长期存在的问题。四是多读书。一年要读几本理论专著，只要坚持下来，理论水平和思维能力就会不断提高。

（项兆伦，2005年任中共江西九江市委副书记。2006年任国务院办公厅秘书一局局长。2007年1月任国务院副秘书长，后兼任温家宝总理办公室主任。2013年任文化部副部长。）

附：机关办事之道

办事，是机关的重要职能。办事水平，体现机关人员素质能力，办得好，说明能力强，素质高。与撰文相比，办事似乎更难：撰文，一次不行，可以修改;而办事，弄砸了，无法挽回。把难事办成、好事办好，必须思考谋划、殚精竭虑。

要厘清任务。办事情，大体有“三要素”：办什么事;什么时间完成;工作要求成果是什么。对此，机关人员要冷静清醒，心中有数，明明白白。这是办好事的前提。在接受任务时，要聚精会神聆听机关领导安排，随时记录交办的事项，把领导意图搞清楚。

在领受工作中，不清晰的要询问，一般不轻易发表看法。对繁杂事项，要认真梳理，提出“执行方案”，请机关领导定夺;对简单任务，要加以“发挥”，让领导认可;对难度大的事，不要提否定意见，可以在领导的基础上，提出自己的见解，加以丰富完善。

要深钻细研。百闻不如一见。没有调查就没有发言权，没有调查也没有办理权。

办事，机关人员要首先做一个全面细致的调查研究，深入基层，身到、眼到、耳到、口到、心到，摸清底细，了解情况，拿出有分析、有建议、有见地的意见。办好事情的标志：科学性，周密严实，不留“空”

可行性，符合实际，清晰明确，不留“难”字;适用性，符合政策，规定和群众利益，不留“患”字。

要筹划战略。在接受任务后，立足实际，放眼未来，制订战略，是最要紧的。无论啥事，有无把握，怎么推进，都要根据安排，思考判断，想一想办的是什么样性质的事，为什么出现这种情形的事情?想一想是常规的事，还是突发的事?想一想任务与平时的工作有哪些异同?这些，都要在自己的脑海里过滤一遍，然后根据实际，借鉴以往做法，参照别的经验，在此基础上，坚持利利相交取于大、利弊相交取于利、弊弊相交取于小的原则，严谨提出目标、战略、思路、制度。

要明细举措。措施，是把战略变成现实的手段，是解决问题的“桥”和“船”，决定着速度、进度、效果。要准确把握领导意图，认真思考，仔细求证，详细研究，对事情究竟怎么办理，包括举措、细节、事项、效果，都一一勾画好。

有些事情是难以预测，有的潜在因素一时发现不了，有时正常情况也会发生变化。所以，数据不要太精确，效果不要订太高，要留有余地。在办事过程中，一定要想一想：是不是符合政策规定要求，是不是达到时限要求，有木有可以改进的地方，有木有对社会造成不良影响。明察眼前的事物，觉察近处的事物，洞察远处的事物，办事才有坚实基础!

把大事分割成小事

大小，是相对而言的。一事当前，以为是小事，没有去做，又出现另一个事，觉得还有大事，就轻易放弃，周而复始，结果只能是小事不愿做，大事做不来。在大小上，稀里糊涂，办砸了锅。这是极为错误的。

要大事着眼。大，主要有两层意思：一曰大局之大，胸有大局，胸怀大局;二曰全局之大，一个地方、一个领域的事，对全国意味着什么，一件事、一些事放在全局意味着什么?机关工作人员，要拥有开放的理念、宽阔的视野、大气的作为，谙熟大事，把握大事，着眼大事，做实工作，破解难题。

小事是大事的基石。小事做不来，把大事办好，那是一厢情愿。耐心做好小事，才能干出大事。哪怕别人不屑一顾的杂事琐事，或者毫无意义的事，机关干部，也要做得津津有味。

比如，值班轮班、会议通知、座签摆放、后勤接待、打水扫地，说起来都是小事。不过，稍有不慎，就会捅漏子、惹麻烦、成大事。一旦有机会做事，无论大与小，都不慌不乱，缜密思维，胸有成竹，考虑周全，周到安排，措施得力，努力把事情做得完美些。

要融大贯小。“润物细无声”。大就是大。承认也好，不承认也罢，作用就是大。一定要盯住大事业，抓住大事情，牵住大事件，集中精力把大事办好。

无论必做的事、改进的事，还是正常的事、特殊的事，要注重积累，掌握技巧，丰富能力。时间长了，便成为一种风格。遇到大事时，就很自然地考虑如何做，当断则断，当做则做。要积小成大。大事与小事道理是一样的，只不过难易、重要程度相异。

机关工作中，有众多大事情，更有无数小事情。小事连着大事，小事构成大事，小事成就大事。把大事分割成小事，小事做好了，与大事便融汇在一起了。

轻重缓急

就是对事情的性质、轻重、顺序，做出准确判断，有序安排，一一做好。对于急事，要先急办不耽搁;对于缓事，则可等等放一下。要抓急不放缓，该做的事情，就努力做好。

要科学排序。在战略上，注重整体把握，统筹兼顾，分清轻重，弄清哪些是急事、哪些是缓事，先办哪些事、后办哪些事;在战术上，坚持重点突破，先急后缓，依序而行，集中精力办哪些事，按规定照常办哪些事;干净彻底办哪些事，顺其自然办哪些事;在主体上，根据职责，审事度人，按章行事，确定事情由谁去办，哪些事必须亲力亲为，哪些事要亲力不亲为，哪些事既不亲力也不亲为，有条不紊地推进。排序，就是优化办事结构，就是应用系统原理啊。

要急事第一。工作中常会遇到千头万绪、众多繁杂的情况，这就需要把握轻重缓急。不论是政务性还是事务性工作，要把最重要的记下来，按重要程度编上号码，把最重要的排在NO.1，依此类推。将大目标分成若干个小目标，把有限的精力用在最重要的事情上，不要迷失在看似紧急的、次要的事情中。

要缓急适当。急事急做，当然对;有时急事缓做，也未必错。事情是多元化、多层次、多方面的有机系统，又处在与其他系统紧密联系中。机关固定式、程序化、模式化工作多，然而，意外的、突发性的事情也会出现。在这种情况下，机关人员都要用一颗平等的心对待，对事情有轻重、缓急之分。

在推进过程中，要进行“上下、左右、内外、正反、纵横”立体思考，把握主体、客体和中介要素，都是什么，然后再去作为。有时，紧急的事情，未必就是重要的。在做事的时候，要根据帕累托法则，将80%的时间与精力，放在20%重要的人和事上。面对某件事时，按能否不做，可否让别人做，如果一定要自己做、能否用最简单的方法做。

在根据授意、处置突发性事件时，要大胆往前站，边请示领导同志，边协调相关单位，边组织力量处理，决不能手足无措，尽最大努力把事情解决。

本文来源：http://www.rnahk.com/xueshengzuowen/18876.html